Công ty của bạn có một hướng phát triển tốt, một chiến lược kinh doanh khôn ngoan và một lực lượng lao động có tay nghề cao. Tuyệt! Nhưng bạn có thể chắc chắn rằng ý tưởng của bạn sẽ được mọi người thực hiện một cách hoàn hảo, tức là với hiệu quả mong muốn và thành công không? Quan trọng nhất, làm thế nào để ngăn chặn các hành vi gian dối và mờ ám của nhân viên? Là chủ doanh nghiệp, theo ông / bà có cần thiết phải thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ không?
Xem thêm: Cách Lựa Chọn Hệ Thống Kiểm Soát Cửa Phù Hợp
Hệ thống kiểm soát nội bộ về cơ bản là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, ý kiến, quy tắc, chính sách và nỗ lực của tất cả các thành viên trong tổ chức nhằm đảm bảo tổ chức hoạt động có hiệu quả, đạt được các mục tiêu của tổ chức và thiết lập các mục tiêu một cách hợp lý. Nói cách khác, đó là tất cả những gì công ty cần làm để đạt được những gì họ muốn và tránh những gì họ muốn tránh. Hệ thống này không đo lường kết quả dựa trên con số tăng trưởng mà chỉ đơn giản là giám sát con người, chính sách, hệ thống và bộ phận của công ty đang hoạt động như thế nào và nếu chúng vẫn giữ nguyên thì liệu có thể hoàn thành kế hoạch hay không? Ngoài ra, thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả để giảm thiểu thất thoát tài sản của công ty.
Tại sao bạn cần đến kiểm soát nội bộ?
Thực trạng chung hiện nay là phương thức quản lý của nhiều công ty còn tương đối lỏng lẻo, các công ty nhỏ do một gia đình quản lý, còn các công ty lớn thì phân quyền, không có sự giám sát cần thiết và đã được kiểm tra đầy đủ. Cả hai mô hình đều dựa trên niềm tin cá nhân và thiếu các giao thức kiểm tra chéo giữa các bộ phận để ngăn chặn gian lận.
Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ là xây dựng một cơ chế giám sát mà bạn quản lý không phải thông qua sự tin cậy, mà thông qua các quy tắc rõ ràng để:
Giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (thiệt hại do sai lầm không cố ý, rủi ro do chậm lập kế hoạch, tăng chi phí, giảm chất lượng sản phẩm, v.v.),
- Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, thất thoát, gian lận, lừa đảo, trộm cắp…
- đảm bảo tính chính xác của dữ liệu kế toán và báo cáo tài chính,
- Đảm bảo rằng tất cả các thành viên tuân thủ các quy tắc của công ty và các quy định pháp luật,
- đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được các mục tiêu đã đặt ra,
- Bảo vệ lợi ích của các nhà đầu tư, cổ đông và tạo dựng lòng tin của họ.
Xem thêm: Các tính năng của phần mềm kiểm soát ra vào là gì
Hệ thống kiểm soát nội bộ được sử dụng sẽ thay đổi tùy theo loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của công ty, nhưng nhìn chung hệ thống cần có 5 thành phần sau:
1. Môi trường kiểm soát:
Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty và các yếu tố tạo ra môi trường trong đó mọi thành viên trong công ty đều nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Ví dụ, sự liêm chính và đạo đức nghề nghiệp của người quản lý, sự cần thiết phải tổ chức thể chế hợp lý, nhiệm vụ và quyền hạn rõ ràng, ban hành các quy tắc và quy định bằng văn bản, các quy tắc và quy định, quy trình kinh doanh ... Một môi trường kiểm soát tốt sẽ là cơ sở để hệ thống kiểm soát hoạt động nội bộ hiệu quả.
2. Các biện pháp xác định rủi ro:
Bất kể quy mô, cấu trúc, loại hình hoặc vị trí địa lý, bất kỳ công ty nào cũng có thể gặp rủi ro từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài. Do đó, hệ thống kiểm soát nội bộ cần có một bộ phận để xác định rủi ro.
Xem thêm: Cách Xóa Quyền Kiểm Soát Của Cha Mẹ Trên Google
3. Yếu tố bên trong:
Đó là quản lý thiếu minh bạch, thiếu đạo đức nghề nghiệp, chất lượng nhân viên thấp, hệ thống máy tính, thiết bị, cơ sở hạ tầng, tổ chức và cơ sở hạ tầng không đồng bộ, thay đổi đồng bộ với phát triển và mở rộng sản xuất, chi phí quản lý cao, thiếu tương xứng do khoảng cách từ công ty mẹ hoặc thiếu quan tâm để kiểm tra ...
4. Yếu tố bên ngoài:
Đó là những tiến bộ về công nghệ làm thay đổi quy trình vận hành; thói quen tiêu dùng sản phẩm / dịch vụ; sự xuất hiện của các yếu tố cạnh tranh không được hoan nghênh ảnh hưởng đến giá cả và thị phần; luật hoặc chính sách mới…
Để tránh thiệt hại do ảnh hưởng của các yếu tố bên trong và bên ngoài, bạn cần thường xuyên xác định mức độ rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn, phân tích tác động của chúng, bao gồm tần suất xuất hiện và vạch ra các biện pháp quản lý và giảm thiểu tác hại. Trong. Ngoài ra, hệ thống thông tin và liên lạc nội bộ của công ty bạn cần được tổ chức sao cho chính xác, kịp thời, đầy đủ, trung thực, dễ tiếp cận và đến được đúng người phụ trách.
V. Các yếu tố theo dõi và đánh giá:
Đây là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng của việc thực hiện các kiểm soát nội bộ để đảm bảo chúng được thực hiện, điều chỉnh khi hoàn cảnh thay đổi và cải thiện các khiếm khuyết. Ví dụ, thường xuyên xem xét và báo cáo về chất lượng và hiệu suất của hệ thống kiểm soát nội bộ, đánh giá và giám sát sự tuân thủ của ban lãnh đạo và tất cả nhân viên đối với các chuẩn mực ứng xử của công ty. Cho dù công ty ...
Xem thêm: Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ Là Gì? Cách Xây Dựng Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ có nhiệm vụ tìm hiểu hệ thống quản lý của công ty, bao gồm cả các hoạt động chính thức hoặc không chính thức, nhằm đưa ra các quy định và hướng dẫn về các yếu tố có thể ảnh hưởng đến hoạt động của công ty. Nói một cách tổng thể, kiểm soát nội bộ bao gồm các thủ tục chi phối thiết bị hoặc công cụ mà một công ty kiểm soát để sản xuất, bán và phân phối. Thông tin của người phụ trách kiểm soát nội bộ thường được thu thập và tổng hợp từ việc trao đổi với nhân viên cơ quan, khảo sát bảng câu hỏi, tìm hiểu thực tế và các khía cạnh khác, sau đó được ghi lại. , tường thuật hoặc kết hợp cả hai để cung cấp một bức tranh cụ thể cho mục đích kiểm soát.
Phòng kiểm soát nội bộ là một bộ phận của cơ quan điều hành, có chức năng hỗ trợ giám đốc công ty, giám sát mọi hoạt động của công ty và đảm bảo rằng tất cả nhân viên tuân thủ các quy định và nội quy của công ty. Ngoài ra, bộ phận cũng có trách nhiệm báo cáo kịp thời kết quả kiểm tra, kiểm soát nội bộ và đưa ra các giải pháp, khuyến nghị cần thiết nhằm đảm bảo tính an toàn và hợp pháp của mọi hoạt động.
Xem thêm: Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ Là Gì? Cách Xây Dựng Hệ Thống Kiểm Soát Nội BộHệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ Là Gì? Cách Xây Dựng Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ Là Gì? Cách Xây Dựng Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ,
Đây là một câu hỏi đặc biệt quan trọng. Nếu bạn nhận thấy một trong những dấu hiệu sau ở bộ phận kiểm soát nội bộ của công ty, bạn sẽ mất nhiều thời gian hơn để sửa nó:
- Không có quy trình vận hành bằng văn bản rõ ràng: công việc chỉ được vận hành bằng “khẩu lệnh”, ghi nhớ, kiểm tra và đôi khi quên.
- Khi một nhân viên chấp nhận công việc “không được trả công”. Có lẽ họ đang khai thác những kẽ hở trong hệ thống quản lý của công ty để trục lợi.
- Có sự chồng chéo giữa các bộ phận, không có sự trao đổi thông tin, khi có sai sót thì các bộ phận chuyền tay nhau.
- Không chắc chắn về tình hình tài chính của công ty. Đây có thể là dấu hiệu đáng ngại nhất của hệ thống kiểm soát nội bộ đang bị trục trặc. Nếu bạn cảm thấy không an tâm về các khoản thu chi tài chính của công ty, hãy xem xét ngay hệ thống kiểm soát nội bộ. Ngay cả khi bạn không biết lãi lỗ của hoạt động kinh doanh của công ty, bạn có thể thấy lợi nhuận ngay cả trên các giấy tờ hợp đồng mua bán và giấy tờ tài chính.
Xem thêm: Bật Mí Mức Lương Kiểm Soát Viên Ngân Hàng Tại Việt Nam
Quá trình kiểm soát chéo hệ thống bán hàng, kế toán và văn thư là điều cần thiết và không thể tách rời trong hoạt động kinh doanh hàng ngày. Bộ phận kinh doanh sẽ là nơi thống nhất mức giá mà khách hàng đã đặt. Để thuận lợi cho công việc này, bạn nên xác định rõ một khoảng giá để nhân viên kinh doanh quyết định hoặc trình tổng giám đốc. Sau đó, nhân viên bán hàng viết phiếu xuất hàng và đưa cho chủ cửa hàng. Trên phiếu này phải có chữ ký của trưởng bộ phận hoặc người đại diện được ủy quyền cho trưởng kho xuất hàng và ký. Hình thức này gồm ba dạng: một bản do phòng kinh doanh giữ lại để thu tiền thu hộ, thủ kho theo dõi thực tế xuất nhập tồn, một bản thứ ba chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ và theo dõi công nợ.
Đối với người quản lý công ty, họ có trách nhiệm thiết lập, vận hành và giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với mục tiêu của công ty. Để hệ thống này hoạt động tốt, các nhà quản lý cần duy trì các nguyên tắc như: thiết lập văn hóa tập trung vào liêm chính, đạo đức làm việc và trách nhiệm, quyền và lợi ích rõ ràng; xác định rõ các hoạt động tiềm ẩn rủi ro cao; các thành viên cũng phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ ; làm rõ trách nhiệm thanh tra, giám sát; tiến hành thanh tra độc lập thường xuyên…
Ngoài quy định kiểm tra ngang dọc hoặc kiểm tra chéo giữa các bộ phận, nhiều công ty còn có bộ phận kiểm toán nội bộ và ban giám sát chịu trách nhiệm tìm ra những sai phạm của công ty. Ban quản lý, kiểm tra các hợp đồng và các điều kiện có đúng quy trình, kiểm tra kho quỹ xem tiền có bị chiếm dụng hay không ... nhằm giảm thiểu rủi ro.
Ở các công ty lớn trên thế giới, quyền kiểm soát nội bộ thuộc về giám đốc tài chính, trong khi ở các công ty nhỏ, đó là giám đốc điều hành.
Trên đây là những thông tin về hệ thống kiểm soát nội bộ mà chúng tôi chia sẻ cho bạn. Cảm ơn bạn đọc đã quan tâm.
Liên hệ: TCTECH
